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読みやすくて速く書ける文章の書き方|文章力を上げるコツを紹介します

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僕は、とある法律事務所で働く弁理士🙈

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僕は、毎日、特許明細書と呼ばれる法律文書を作成する仕事をしています。

このような法律文書を作成する上で意識すべきことは2点です。

・読み手であるお客さん(クライアント)に読みやすい書き方とすること

・速く文章を作成すること

 前者については、お客さんであるクライアントのチェック負担を軽減するために、法律文書とはいえ、読みやすい文章を書くことを心がげています。

 後者については、期限もありますし、何件もの案件をかかえていることから1つ1つの文書を速く作成することが重要です。

 そして、僕はこれまでに、このような「読みやすいこと」「速く書くこと」の要件を満たすように文書(文章)を書いてきました。

 そこで、今回は、「読みやすくて速く書ける文章の書き方」についてお話ししたいと思います。

この記事を読むメリット

 この記事を読むメリットは以下のとおりです。

・読みやすくて速く書ける文章の書き方を理解できる。

・ブログ、記事、レポート、論文などの文章を書く上で応用できる。

目次です

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読みやすくて速く書ける文章の書き方

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 それでは「読みやすくて速く書ける文章の書き方」について上図を用いて説明していきます。

 その方法とは、上図の通り、「総論」「各論」「具体例」の順序で作成していく方法です。この「総論」「各論」の書き方は、「研究論文」「論述試験の論文」を書く上で使われる手法です。僕は弁理士で、弁理士試験には、論述試験がありますが、この論述試験で論文を書くにあたって、この「総論」「各論」の書き方を用いました。この書き方をマスターすることによって、時間が制限されている論述試験でも、採点者に読みやすいようにかつ速く書くことができました。このおかげもあり、1発で論述試験に合格しました。

 「総論」とは、全体をまとめて述べた論です。

 「各論」は、全体を構成する「項目」ごとの論です。

 上図では、項目A、項目B、…項目Xと複数の項目があることを示しています。そして、各項目には必要に応じて小項目があります。上図では、項目Aには、小項目a1、小項目a2、…小項目anと複数の小項目があることを示しています。

 「具体例」は必要に応じて設けます。「総論」「各論」のみでは抽象的であり、読み手に伝わりづらい場合には具体例を設けるとよいです。

 そして、記載順序は、「総論」「各論」「具体例」の順序です。より詳細には、「総論」、「項目A」、「小項目a1」、「小項目a2」、「小項目an」、「項目B」…、「項目X」、…、「具体例」という順序で記載します。この記載順序であれば「話が飛ぶことがないため」読み手が読みやすくなります。

 以下、「総論」「各論」について詳細に説明していきます。

総論

 「総論」は、上述の通り、「全体」をまとめて述べた論です。

 「総論」では、まず、「全体」を構成する全ての項目について簡単に説明します。上の例でいえば、「総論」において、「全体」が、「項目A」、「項目B」、…、「項目X」で構成されていることを説明します。そして、構成の全ての項目を簡単に説明した後に結論を説明します。

 ブログを書く場合には、「結論」とは、例えば、「筆者の主張」に該当します。研究論文を書く場合には、「結論」とは、例えば、「実証された効果」に該当します。

 このように、「総論」において、「全体を構成する全ての項目の簡単な説明」と、「結論」とを記載しておくと、読み易さに優れます。これは、まず、全体を構成する全ての項目を冒頭に記載しておくことにより、その構成の全ての項目がすでに読者に把握されるため、「各論」で各項目が登場しても違和感なく読み進めることができるためです。また、「総論」に「結論」を記載すると、読者は、まず、その文書で筆者は何を言わんとしたいのかが把握できます。そして、読者は、その結論を把握した上で、その結論を紐づけるようにして、それに続く文書を読み進めることができるので、読み易さに優れます。

 このため、「総論」において、「全体を構成する全ての項目の簡単な説明」と、「結論」を記載しておくのが、読みやすさの観点から重要です。 

各論

 「各論」では、全体を構成する全ての項目をより詳細に説明します。上の例では、項目は、「項目A」「項目B」「項目X」で構成されています。この場合には、「項目A」「項目B」「項目X」の順序で説明します。

 ここで、「各項目」において、総論で述べた「結論」との関連性について説明しておくことが重要です。 

  そして、このように、「総論」と「各論」で構成することにより、読み易さに優れるとともに文章を速く作成することができます。

 なぜこのような構成とすることにより、文章を速く作成することができるのかについて説明します。まず、この構成であれば、全体を構成する項目と、結論が決定されます。これらは、文書において骨格のようなものです。そして、骨格が決まれば後はそれに肉付けをすればよいので、特に大きな修正がなく書類が完成します。書類作成の速さは、主に修正量により決まると思います。そして、この過程であれば、骨格がしっかりと形成されているので大きな修正がなく書類を作成することができます。これが文書を速く作成できる理由です。

具体例

 「具体例」では、総論と各論を具体的にあてはめた例を説明します。「具体例」は、必ずしも必要ではありませんが、テーマが抽象的なものである文書の場合には、「具体例」を設けるのがより読者にイメージがつかみやすい点からよいと思います。 

簡単な事例を紹介

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 以上の通り、「総論」「各論」の書き方について説明しましたが、抽象的であるとお思いますので簡単な事例を上図を用いて紹介したいと思います。

 上図の通り、「美容に優れる食生活」という主題において記事を書くとします。この記事では、「美容のためには、毎日フルーツ、野菜、抗酸化作用のある飲み物を摂るのが重要である」という内容です。フルーツとしては、「バナナ」「リンゴ」「キウイフルーツ」が重要であり、野菜としては、「アボガド」「ニンジン」「キュウリ」が重要であり、「飲み物」としては、「コーヒー」「ワイン」が重要なものとして挙げます。

 このような記事を書くにあたって、「総論」「各論」の書き方に当てはめるならば、上図の通りの書き方となります。

「総論」

(A)「毎日フルーツ、野菜、抗酸化作用のある飲み物を摂るのが重要である」。

(B)これにより、「抗酸化作用の働きなどで美しい肌を維持でき、美容に優れる」

 上記(A)が、上述の「全体を構成する全ての項目の簡単な説明」に相当し、上記(B)が、上述の「結論」に相当します。

「各論」

 各論が、「フルーツ」、「野菜」、「抗酸化作用のある飲み物」に相当し、「フルーツ」の小項目が「バナナ」「リンゴ」「キウイフルーツ」に相当し、「野菜」の小項目が「アボガド」「ニンジン」「キュウリ」に相当し、「飲み物」の小項目が「コーヒー」「ワイン」に相当します。そして、記載順序は、「フルーツ」(「バナナ」⇒「リンゴ」⇒「キウイフルーツ」)、「野菜(「アボガド」⇒「ニンジン」⇒「キュウリ」)」、「飲み物(「コーヒー」⇒「ワイン」)」の順序となります。そして、バナナならば、例えば、フルーツの中で最もポリフェノール含有量が多いなどの説明をして、結論と紐づけて説明していきます。

実際の使用例 

 更に、この「総論」「各論」を用いた書き方をこのブログの記事で使用していますので、これに基づいて説明します。その記事は、下記の通りです。
www.mayaaaaasama.com

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  この記事の内容を簡単に説明しますと、勉強法の骨格は、「俯瞰」「仰視」「反復」であり、これらの作業を行うことにより、効率よく短期間で資格又は大学受験に合格できるというものです。

 この例における「総論」において、勉強法は、「俯瞰」「仰視」「反復」で構成されていることを説明しています。「勉強法」が「全体」に相当し、「俯瞰」「仰視」「反復」「項目」に相当します。そして、「総論」において、これらの構成により、効率よく短期間で合格できるという「結論」を説明しています。

 そして、「各論」において、「俯瞰」「仰視」「反復」の各項目について、効率よく短期間で合格できるという「結論」と絡めながら説明しています。

 ここで、「総論」に各項目の説明がなければどうでしょうか。例えば、「各論」においていきなり「仰視」が出てくると、読者は混乱すると思います。このようなことがないように、あらかじめ「総論」で「仰視」を登場させています。

 また、この記事を作成する上で、総論で、勉強法が「俯瞰」「仰視」「反復」が重要であることを説明し、結論として効率よく短期間で合格できることも記載しています。このように骨格を作成すれば後は、「俯瞰」「仰視」「反復」についてより詳細に説明すればよい(肉付けすればよい)ので大きな修正なく記事を作成できます。このため、文書を速く仕上げることができます。

 さらにこの例では抽象的だと思いましたので、受験数学を「具体例」として説明しています。これにより、自分の主張である「俯瞰」「仰視」「反復」が重要であることをより明確なものとしています。

以上

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