とある士業の知的な日常

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コミュ障のための文章術|相手に考えを伝えるおすすめの文章の書き方

僕は、とある法律事務所で働く弁理士🙈

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今回は、「コミュ障のための文章術」と題して、相手に考えを伝えるおすすめの文章の書き方を紹介したいと思います。この書き方を参考にすれば、口頭でも相手に自分の考えを上手く伝えることができると思います。かくいう僕もコミュ障でこのやり方で口下手な性格をカバーしています。

目次です。

コミュ障は話し方を治すより文章力を磨いた方がいい(前回記事)

 前回の過去記事で、「コミュ障は話し方を治すより文章力を磨いた方がいい」という話をしました。過去記事はこちらです。

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  過去記事の内容を簡単に説明します。コミュ障は話し方を治すより文章力を磨いた方がいい理由として、下記(1)~(3)を挙げました。

(1)話し方は治らないから

(2)文章は、会話に代わる、相手とコミュニケーションをとるための手段であるから

(3)文章力を磨けば会話でも自分の意思・考えを伝えやすくなるから

 ここでは、文章力を磨いた方がいいことを積極的に伝えましたが、では具体的にどのような文章の書き方を目指していけばよいのか、この点については触れていませんでした。

 そこで、今回は、コミュ障のための文章術というものをお話ししたいと思います。

コミュ障とは

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  ここでいうコミュ障とは、言葉を通じて、自分の意見、気持ちなどを相手に伝えるのが苦手な人をいいます。例えば、以下のような方をいいます。

・自分の気持ち・考え方を上手く相手に話せない

・口下手(声が小さい、ハキハキしゃべれない等)

・会話が苦手

・挨拶が苦手

・笑顔を作るのが苦手

・他人との雑談が苦手

 つまり、コミュ障とは、話を通じて、相手とのコミュニケーションをとるのが苦手な方ともいえます。

コミュ障のための文章術

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 では、コミュ障のための文章術(文章の書き方)を説明します。この文章術を身につけると、文章を介して相手とのコミュニケーションを上手くとることができるだけなく、会話においても、自分の意志・考えを伝えることができます。

その書き方とは以下の通りです。

(1)文章の構成は結論理由型とする

(2)理由が複数ある場合箇条書き

(3)図解を多用する

  この(1)~(3)の3点を遵守することが重要です。とても簡単です。文章は複雑に捉えず、どんどん簡略化します。そして、冗長(無駄)な文(文章)を削っていくことがポイントです。

 特にコミュ障は、冗長なことを言い過ぎて結局何が言いたいのかよくわからない人が多い傾向にあります。かくいう僕もそうでした。相手が聞いてきたことに対して、正確に答えていないのか、まわりくどい言い方をして結局何がいいたいのかよくわからないことが多かったです。そこで、このようなことがないように、まずは、文章を通じて改善していけばいいのです。

 このように、ポイントのみを抽出するような文章の書き方を続けていけば、文章を通じて相手とのコミュニケーションが上手くできるだけでなく、会話においても、自分の意志・考えを伝えることができます。というのは、文章の書き方に沿って相手と話をすればいいためです。

 例えば、クライアントから相談を受けて、クライアントから、「Aという提案は適切でしょうか。」という相談をメールで受けたとします。この場合、その回答として問題なければ、問題ないこと(結論)とその理由をメールで返答します。このような書き方であれば、相手も一番知りたい情報をすぐに知ることができ、相手に印象のよい書き方となります。もし、これがメールでなく、例えば電話や会議でのディスカッションの場合では、この書き方に沿って相手と話をすればいいのです。すなわち、口頭で「まず結論として問題ありません。理由は、…であるためです。」と説明すればよいのです。このように上記のようなポイントのみを抽出した文章の書き方に慣れていれば、その文章がいわばガイドとなって、無駄なく自分の考えを相手に伝えることができます。

 

 では、以下に(1)~(3)について更に詳しく説明していきたいと思います。

(1)文章の構成は結論理由型とする

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 まずは、文章の構成を結論理由型とすることです。これが必要な情報を必要最小限で伝えるやり方です。そして、この書き方に慣れていけば、口頭でも自分の考えを相手に伝えることができるようになります。というのは、冗長なこと、余計なことを言わなくなるようになるからです。すなわち、まわりくどく結局何が言いたいのかよくわからない癖は解消されます。

 例えば、クライアントから「この提案Aは問題ないでしょうか。」とメールにて相談を受けた場合には、以下のように文章の書き方で回答します。

以下に回答します。

(結論)

貴社ご提案Aを検討したところ、見直した方がよいと考えます。。

(理由)

・~であるため。

 とても単純明快であると思います。冗長な部分がありません。クライアントも提案Aについて問題点があること、その問題点の理由も理解でき、いい印象を与えます。

 なお、この例では、クライアントとのメールのやり取りですが、この事例だけでなく、上司とのやりとり等様々なケースで結論理由型は応用することができます。

 そして、話し方についても、この結論理由型の文章の書き方に沿えばよく、相手に対し、まずは結論(例えば賛成か反対かなど)を伝え、その理由を伝えれば冗長なことを言わず明確に自分の考えを伝えることができます。

結論理由型の応用

 ここで、結論理由型の応用についても補足しておきます。すべてのケースにおいて、必ずしも一義的な結論を出すことが難しい場合はあります。すなわち、例外を除いて、原則的にこういう結論であるという場合です。このような場合、予めて前提条件について触れておくことが重要です。そこで、結論の前に前提条件について触れておき、そこから、結論、理由を説明していきます。前提、結論、理由の順序です。

さらに具体的な結論理由型の文章の書き方について

 以上、結論理由型の文章の書き方について触れました。過去記事では具体例を交えてこのような文章の書き方を説明しています。もしよければご参考ください。

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(2)理由が複数ある場合箇条書き

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 次に、理由が複数ある場合は箇条書きとします。例えば、以下のような書き方とします。

(結論)

貴社ご提案Aを検討したところ、見直した方がよいと考えます。。

(理由)

(1)~であるため。

(2)~であるため。

(3)~であるため。

 このように、箇条書きとすることでポイントのみを抽出した、読み手に分かり易い書き方となります。そして、相手と話をするときも、まず結論を述べ、その後にその理由として〇〇個のものがあり、まず~であること、次に、~であること…というように箇条書きのように理由も述べれば、冗長なことを言わず明確に自分の考えを伝えることができます。

(3)図解を多用する

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 最後に「図解の多用」が重要です。複雑なことは文章だけで表現せず、簡単なイメージ図を添えてその図を用いてながら説明します。この書き方を続けていけば、相手に口頭で上手く説明することができます。というのは、頭の中でイメージ図が描けていれば、頭の中にあるイメージ図に沿って、相手に説明すればいいからです。これは特に複雑な話、込入った議論などに有効です。

 話が脱線するかもしれませんが、話の上手い芸人さんは、頭の中でその話の絵が書けているいるからだそうです。そして、頭の中で紙芝居のように次から次へと絵が出てきて、その絵の光景を説明しているから話が上手いのだそうです。これと同様にして、コミュ障もまた、頭の中でイメージ図を描いて、そのイメージ図に沿って話をすれば複雑なことも相手に上手く伝えることができます。

 実際に僕もクライアントに専門的な説明をする場合や、ブログにおいて説明する場合も図解を多用しています。そして、このおかげで、口頭で相手に説明する場合も、頭の中でイメージ図を描けるようになり、そのイメージ図に沿って相手に上手く伝えることができるようになりました。

 図解に用いる図は、ペイントソフトやエクセルソフトで作成できるような簡単なもので十分です。むしろ図そのものを複雑化すると、図解を用いるメリットが薄れるので意味がないと思います。

 図解の詳細な書き方については過去記事でも紹介していますのでご参考になればと思います。

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まとめ

コミュ障のための文章術(文章の書き方)

(1)文章の構成は結論理由型とする

(2)理由が複数ある場合箇条書き

(3)図解を多用する

冗長(無駄)な文(文章)を削っていくことがポイント

⇒文章の書き方に沿って相手と話をする

(コミュ障は冗長なことをいいがち。また長々と話をすると圧倒的に不利。言いたいことは簡潔かつ明確に)

以上