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仕事を速く処理するために重要なことをお話しします|仕事は速く処理してQOLを高めましょう。

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僕は、とある法律事務所で働く弁理士🙈

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今回は、「仕事を速く処理するために重要なこと」をお話しします。

目次です。

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仕事は速く処理した方がQOLを高めることができる

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 仕事は速く処理した方がQOL(生活の質)が上がります。より詳細には、仕事を速く処理して早く退社して退社後は自分のプライベートな時間を大事にした方がQOLがあがります。

(残業は損)

 残業して仕事をし過ぎると損をします。特に被雇用者が、仕事をし過ぎると、不健康になったり、メンタルもやられたり、教養に劣り、話題についていけずモテないと散々です。不健康になって体を壊しても会社は何もしてくれません。また、仕事のストレスでメンタルが崩壊したらもう手遅れになってしまうこともあります。そして、これらの対価として残業代が出ますが、残業代は対価としてとうてい適いません。

 仕事をし過ぎると損をする話は過去記事でも紹介しています。もしよければご覧ください。

www.mayaaaaasama.com

(仕事の質にこだわらない方がよい)

 仕事を速く処理することと、仕事の質を高めることはトレードオフの関係になります。このため、仕事の質にこだわらないことが重要です。

(仕事の質にこだわる知人の悲惨な例)

 僕の知人に仕事の質にこだわり、損をし続けた人がいます。彼は、クライアントのために質の高い書類を作成し続けました。彼は、書類の細部にこだわり、1件処理するまでに時間多くかけていました。その功績もあって、彼は上司からもクライアントからも好評を得ていました。

 ここまではいい話ですが問題はここからです。

 上司は、彼があまりに仕事ができるために彼ばかりに仕事をまわしました。彼は、特許事務所に勤めており、弁理士の資格をとるために勉強しなければならないところ、その資格を勉強する時間もなく、クライアントのために仕事をし続けました。そして、処理案件がたまっても、質の高い書類を作成するために時間をかけ、長い時間残業していました。このため、それで体調も壊し、不健康になり、食生活も乱れ肥満体質となり、仕事のストレスでどんどん老けていきました。その一方、仕事をたんたんと早く処理して定時退社して資格の勉強をしていた同期は資格に合格しました。そして、その翌年に資格手当が数万円つくことになり、なんと仕事の質にこだわっていたその知人は、資格に合格した同期に差をつけられたのです。仕事の質にこだわってもクライアントから好評は得られますが、それ以上の対価はもらえません。 

 このように、仕事の質にこだわりすぎると損をします。大切なのは仕事の質ではなく、「仕事を速く処理すること」です。そして、早く帰ってプライベートを大事にすることです。

仕事を速く処理する方法

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 仕事を速く処理するために重要なこととしては、以下の「協調性」「拒否力」「要領」を身につけることにあると思います。

・協調性|仕事に対するこだわりを捨てる

・拒否力|面倒な人と仕事をすることを拒否する

・要領|手を抜く

 以下順番に説明していきます。

「協調性」

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 ここでいう「協調性」は、「仕事に対するこだわりを捨てること」です。更にいうと、「相手の主張・案を受け入れること」です。この「協調性」の具体例としては、例えば、クライアントに対して提案書を提出し、提出した提案書をクライアントが修正指示をするとします。この場合、決定的な誤りがない限り全て修正指示に従うことが挙げられます。クライアントに限らず、職場で一緒に仕事をする同僚に対してもそうです。この場合に、こちらの案の方がよい案であっても、相手の案を採用します。なぜなら、そのようなやり取りをすることに時間を費やし、案件を処理するという最終的な目標を達成するための時間がかかるためです。仕事に対するこだわりを持つと、それに縛られてしまい、無駄な時間を過ごしてしまうことが多いです。これでは、QOLを高めることができません。「協調性」は重要です。

「拒否力」

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 ここでいう「拒否力」は、面倒な人と仕事をすることを拒否することです。細かいところに修正指示をしてくるクライアントや、一緒に仕事をしたときにこちらの案に対してダメ出しをしたりこだわりの強い同僚などと仕事をすることは積極的に拒否します。仕事の相手を選ぶことが重要です。仕事の相手次第では、短時間で処理できるものが長いこと時間がかかり無駄な時間を過ごすことも多いですし、こういう人はクレーマーが多く、メンタルもやられることが多くいいことがありません。積極的に拒否することが重要です。なんでも仕事を引き受けると損をします。

(経験談|クレーマーのクライアントを拒否した話)

 以下、この点について個人的な経験談をお話しします。僕は弁理士をしており、クライアントに対して特許を取得するための明細書を書くお仕事をしています。あるクライアントを担当していたのですが、そのクライアントは、細かいところの誤記に対していちいち電話でクレーマーをつけてました。そして、ある時、クライアントのコメントの指示に従わなかったとして怒鳴りつけてきました。しかし、クライアントがそのコメントを見つけることができませんでした。よく見ると、書類のワードデータに挿入された図面の中に隠れていたのです。これは向こうのミスですが、それを言い訳にすることができません。そこで僕は謝罪するとともに、これ以上このクライアントと相手しても時間の無駄ですし、メンタルもやられるので上司にこのクライアントからの仕事を担当することを拒否しました。自分から仕事を拒むことは勇気のいることですが、これ以上耐えてもろくなことにならないので拒否をして正解でした。 

「要領」

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 次に「要領」です。「要領」とは「手を抜いて速く処理すること」です。「手を抜く」とは言い方が悪いですが、必要最小限の質を保ち、処理時間を効率よく短縮化するイメージです。但し、手を抜いてもクライアントに評価されることが重要です。

(どのように手を抜くか)

 ではどのように手を抜けばよいのでしょうか。これは、数学の例で置き換えると分かり易いと思います。上図の通り、101×99を計算するとします。上図の左のように、地道に計算すると時間がかかります。一方、ここで頭を使って、(100+1)(100-1)とすると、10000-1=9999となりすぐに答えを導き出すことができます。このような見方を変えて単純化するようなイメージです。

 上図の通り、例えば、専門家がクライアントに向けて提案書を作成するとします。この場合、通常であれば、専門家の立場から質の高い提案書を作成することが考えられます。ここで、クライアントは質の高いものを求めているでしょうか。もちろん質の高いものは重要ですが、最低限の質を保っていれば、「納期が早く」、「クライアントの負担が低減される」ものであればそちらの方が評価されることが多いです。むしろ質の高いものを作成するために、納期ぎりぎりに送ったり、質の高いものを作成するためにクライアントに要求するものが多ければかえって不評を買うことがあります。

 そこで、「専門家の立場から質の高い提案書」という見方を変えて「最低限の質(例えば打合せで合意したものが反映されている程度)」を保ちつつ、「クライアントの負担低減」から提案書を作成します。すなわち、「(専門家の立場で)質の高いものを作成する」というより、「クライアントの負担が低減されるようなものを作成する」というように見方を変えるのです。ここで、負担が低減されるものとしては、例えば、提案書をクライアントが読み易い構成、レイアウトとするとクライアントのチェック負担が低減されます。これが、数学の例でいう(100+1)(100-1)の考え方に相当します。そうすると、最低限の質とすることにより速めに処理することができます。更に、クライアントの負担を低減できるように配慮すれば、その後のやり取りも簡便に済ませることができ、最終的な目標に速く到達できます。

まとめ

・仕事は速く処理した方がQOL(生活の質)が上がる

・仕事の質にこだわるのでなく、速く処理すること優先

・速く処理するために重要なこと

・協調性|仕事に対するこだわりを捨てること

・拒否力|面倒な人と仕事をすることを拒否すること

・要領|手を抜く方法を考えること

以上

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