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議事録の作成はアウトプット力を高める最高のトレーニングです。議事録を簡単に作成する方法(コツ)をお話しします。

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僕は、とある法律事務所で働く弁理士🙈

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 僕は、弁理士なのでクライアントとの特許出願の打合せをよく行います。そして、打合せの後は、その合意事項をまとめた議事録を作成します。

 議事録の作成は正直面倒臭いですが、アウトプット力を高める最高のトレーニングであると思います。

 議事録は、特許業界に限らず、一般的な企業でも会議や打ち合わせをまとめたものとして作成します。社会人であれば、議事録の作成は身に着けておきたいスキルの一つかと思います。

 そこで、今回は、議事録の作成がアウトプット力を高める最高のトレーニングである理由と、議事録を簡単に作成する方法(コツ)についてお話ししたいと思います。

 

この記事を読むメリット

 ・議事録の作成がアウトプット力を高める最高のトレーニングであることがわかる。

議事録を簡単に作成するコツがわかる。

目次です。

議事録の作成は、アウトプット力を高める最高のトレーニング

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 議事録の作成は、アウトプット力を高める最高のトレーニングです。議事録の役割は、打合せ(会議)の合意事項を出席者が共有する証拠書類という役割があります。このため、議事録の作成において、打合せでやりとりされた内容を頭の中に叩き込んで(インプット)、その内容の中から合意事項を文章でまとめる(アウトプット)ことが重要です。このように、議事録の作成は、アウトプット力を高めることができ、社会人にとって、スキルを高める上で重要な仕事であると思います。

 他にもアウトプット力を高める仕事やトレーニングは色々あると思います。例えば、仕事でいえば、1週間に処理した仕事内容を報告する週報、講演に聴講したときに、その内容をまとめたレポート、あるいはトレーニングでいえば読んだ本をブログなどでまとめたりすることなど色々あると思います。その中でも、議事録の作成はアウトプット力を高める上で、最高のトレーニングであると思います。その理由は以下の通りです。

・基本的な文章構成の型を身につけることができる。

・フィードバックがもらえる。

「基本的な文章構成の型を身につけることができる。」

 議事録を作成すると、基本的な文章構成の型を身につけることができます。打合せの内容を文章にまとめる場合、工夫が必要です。打合せの内容をそのまま文章で書くと書き手も疲れますし、読み手も読むのが疲れます。いかに、打合せで合意したポイントを漏らさずにコンパクトにまとめることができるかが重要となります。そして、議事録を作成するうちに、上手くまとめる書き方を身に着けることができます。なお、この書き方については、後述の「議事録を簡単に作成す方法(コツ)」の項でお話しします。このような書き方を身につけることができれば、議事録以外にも応用できますのでアウトプット力を高めることができます。

「フィードバックがもらえる。」

 議事録を作成すると、打合せに同席した出席者のチェックを受けるため、フィードバックがもらえます。このため、重要なことが記載していなかったり、内容に食い違いがあったりすれば指摘を受けることになるので、その指摘に応じて修正して、次につなげることにより、アウトプット力を向上させることができます。しかもそのフィードバックをする人は、その打合せに同席した出席者であり、インプットの対象を共有している人です。このため、正確なフィードバックがもらえます。この点から最高のトレーニングであると思います。

議事録を簡単に作成する方法(コツ)

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 それでは議事録を簡単に作成する方法を上図を用いて説明します。まず、議事録のテンプレ(フォーマット)を準備して、打合せ(会議)の議題に上がったもの(論点)を箇条書き(論点箇条書き)に書いて、それぞれについて結論と理由を書いていきます。後は必要に応じて、今後のスケジュールを書いて終わりです。これだけです。

 議事録の役割は、打合せの合意事項を出席者に共有するという役割があります。この議事録がないと、打合せ後に出席者間で相互に食い違いが生じた場合に、証拠が存在しないため問題が生じてしまいます。このような議事録の役割を踏まえると、議事録の作成において、打合せ(会議)での論点を押さえた上で、いかに簡潔で、読み手に読みやすい構成とするかが重要です。冗長に記載するとポイントがどこにあるのか不明瞭になり、読み手に負担をかけてしまいます。なるべく読み手に負担をかけず、議事録をすぐに読めるような構成とすることが重要です。

 そして、論点を箇条書きにして、それぞれの論点について、結論と理由をこの順序で書くと、簡潔で、読み手に読みやすい構成とすることができます。議事録の役割は、前述の通り、合意事項の共有です。このため、議事録に合意事項(結論)を記載するのは必要です。ここで、なぜこの合意事項に至ったかについても共有する必要があります。それが理由です。このため、結論と理由をセットに、この順序で記載すれば必要最小限記載すべきポイントは満たされます。また、結論と理由だけ書けばよいので、簡単に議事録を作成できます。

 議事録のイメージとして、下記のようなイメージです。

1.・・・・・

(結論)

・・・・・

(理由)

・・・・・

2.・・・・・

(結論)

・・・・・

(理由)

・・・・・

3.・・・・・

(以下略)

「テンプレ」

 議事録では、打合せ日時、場所、出席者の氏名などを冒頭に記載することもあります。これらの記載を毎回書くのも面倒ですので、テンプレ(フォーマット)を自分で用意しておくのがよいと思います。また、会社独自のフォーマットがある場合もありますので、その場合は、同僚に頼んでフォーマットのデータを貰うのが良いと思います。

「論点箇条書き」

 まずは、打合せで合意した論題を箇条書きします。上記のイメージでは、箇条書きは、「1.・・・・・」の「・・・・・」に相当します。打合せでは論題は複数あると思いますので、それぞれについて漏れのないように記載します。

「結論⇒理由」

 そして、箇条書きしたそれぞれの論題に対して、結論(合意事項)と理由をこの順番で記載します。理由は長すぎないように、2~3行程度でまとめるのがよいと思います。もちろん内容が複雑になることがあり、それ以上まとめることができないのであれば、行数を増やして書くのがよいと思いますが、この場合は、図解などで工夫して読み手に読みやすくするのも重要です。

議事録の前の準備

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 議事録の作成に先立ち、打合せ時で準備しておくことはあるのでしょうか。これに対して、打合せ時で準備しておくことは以下の点であると思います。

・各論題に対し、合意事項(結論)と、その理由をメモに取る。

 これだけです。上述の通り、議事録の構成は、論題の箇条書きと、各論題について結論と理由を書いていくわけですから、論題、結論、理由を打合せ時に押さえておけばよいのです。これだけをメモに取れば議事録を作成することはできます。後は、このメモに基づいて、上記の構成に当てはめて議事録を作成すれば、30分~1時間ほどで仕上げることができます。 

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まとめ

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 いかがでしたか。議事録の作成はアウトプト力を高める最高のトレーニングです。そして、議事録を簡単に作成する方法として、「テンプレ」「論点箇条書き」「結論理由」が重要です。議事録の作成は社会人にとって重要な仕事であり、アウトプット力を高めることができます。ご参考になればと思います。

以上

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