とある士業の知的な日常

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現役弁理士が、作成した文書の誤字・誤記をなくす、おすすめの方法を紹介します。

僕は、とある法律事務所で働く弁理士🙈

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 僕は、弁理士という仕事をしており、主に特許明細書と呼ばれる、A4用紙25ページほどの文書を1日1件作成しています。

 特許明細書は、特許の権利書ともいえるものであり、誤字(脱字も含む)は許されません。軽微な誤字であっても、それによって権利解釈が大きく変わる場合もあるのです。

 しかし、僕は誤字が多く、この業界に入った時は所長やクライアントによく注意されました…このため、誤字をなくすために様々な工夫を行い、改善してきました。

 その甲斐もあって、今ではボリュームの大きい文書でも誤字を減らせるようになりました。

 そこで、今回は、作成した文書の誤字・誤記をなくす、おすすめの方法を紹介したいと思います。

この記事を読むメリット

文書の誤字・誤記をなくす方法を理解できる。

目次です。

誤字・誤記・脱字をなくす方法

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 それでは、作成した文書の誤字・誤記(脱字も含む)をなくす、おすすめの方法を上図を用いて紹介します。まず、誤字をなくすためには、「文書準備段階」「文書作成段階」「チェック段階」の各段階において、上図の内容を意識します。「文書準備段階」の場合、「テンプレ全体にマーカを付す」「文書の構成を変えない」ことが重要です。「文書作成段階」の場合、「用語・表現を統一する」「1文を短文化する」「分かりやすい文章にする」ことが重要です。「チェック段階」の場合、「チェックするタイミング」が重要です。以下、順番に説明します。

文書準備段階

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 「文書準備段階」では、「テンプレ全体にマーカを付す」ことと、「文書の構成を変えない」ことが重要です。以下、順番に説明します。

テンプレ全体にマーカを付す

 まず、「テンプレ全体にマーカを付す」ことが重要です。文書を作成するとき、作業効率の観点から、以前に使用した型(テンプレ)を使用することが多いと思います。このテンプレでは、以前に作成した文書をそのまま使用して、必要なところを適宜加筆したり、修正したりすることが多いと思います。この場合、以前の文書の記載が修正されずにそのまま残ることが多いと思います。これは、文書のボリュームが多くなるにつれてなかなか気づきにくいものです。

 そこで、このようなミスがないように、まずテンプレ全体にマーカを付す方法があります。これを以下の図を用いて詳しく説明します。

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 例えば、ブログにおいて、前に作成した記事をテンプレとして新しい記事を書くことを想定します。上図は、僕が普段使用しているブログのテンプレの模式図です。この場合、テンプレ全体に上図のように黄色のマーカを付します。マーカの色は、どんな色でもいいと思いますが、識別しやすく、文字も見えやすい「黄色」がおすすめです。次に、テンプレに加筆修正を施していきます。このとき、加筆修正を施したものはマーカを解除します。そうすると、修正していない部分にのみ、マーカが残りますので、修正したものと、修正していないものをマーカで容易に識別できます。そして、不要なものであれば、そのマーカを付した文を削除します。このようにすれば、ほぼ完全に以前の文書の記載が修正されずにそのまま残るという問題は解消されます。

文書の構成を変えない

 「文書作成段階」において、文書の構成を変えないように、「文書準備段階」で予め文書の構成を確定することも重要です。

 文書を書いている段階で、構成を大きく変更するとほぼ間違いなく誤字が発生します。そして、構成の変更に時間を割き、チェックすることが疎かになります。これはとても最悪なパターンです。一方、文書を作成するに先立ち、文書の構成をしっかりと考え、文書作成段階で、構成を変更しなければ発生する誤字の数は低減されます。そして、文書の作成にかかる時間も短くなり、チェックするための時間もできますので、誤字をなくすことができます。

 このように、「文書準備段階」でしっかりと文章の構成を考えておくことが重要です。

文書作成段階

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 次に、「文書作成段階」では、「用語・表現の統一」「1文を短文化」「分かりやすい文章」の3つが重要です。以下、順番に説明します。

用語・表現を統一する癖をつける

 用語・表現は統一する癖をつけた方がよいです。同じ用語・表現を繰り返し用いることにより、その用語・表現について敏感になりますので、これらに伴う誤字に気づきやすいです。特に、これらに特有の誤字を意識するようになりますので、その誤字を修正しやすくなります。毎日文書を作成する場合、文書を作成するごとに、異なる用語・表現を使用すると、その異なる用語・表現に特有の誤字が生じたりしてそれに気づかないことが多いです。文書を書くときは自分の好みに合わせた用語・表現を用いることにしましょう。

 また、用語・表現を統一した方が、チェック段階において、チェックが容易になります。

1文を短文化

 1文を短文化することも重要です。文が長すぎると、誤字を誘発しやすい傾向にあります。また、チェックをするときも、文が煩雑で面倒です。

 文の長さは、最大で3行までにするのが無難です。この長さであれば、誤字を誘発しにくいですし、チェック負担も低減されます。

 文の長さを3行までにする癖をつけていれば誤字も減らす方向に働きます。とりあえず、文を書いていて長いとなると、それをより短くするために、文を推敲します。その過程で誤字がある場合は気づきやすくなります。

文章を分かりやすくする

 分かりやすい文章を書くようにすることも重要です。こうすることで、文を推敲するたびに誤字を見つけやすくなり、修正できますし、また、「チェック段階」において自分にとっても読みやすいのでチェック負担が低減されます。

 なお、本ブログでは、分かりやすい文章を書く方法についても紹介していますので、もしよければご参考ください。

www.mayaaaaasama.com

 

チェック段階

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チェックするタイミングを考える

 チェック段階では、「チェックするタイミングを考える」ことが重要です。チェックする作業も結構煩わしいもので集中力を要します。そして、文書を仕上げた直後にチェックすると、どうしてもその時は疲れがたまっていますので、チェックを怠る傾向にあります。この場合、ちょっと時間をおいて休憩し、その後にチェックをしたり、あるいはその翌日の朝一にチェックしたりするなどタイミングを変えてみることがおすすめです。

 特に朝は一番脳が活性化する時間帯ですので、チェックするのに最適な時間帯です。カフェインが含まれたコーヒーを飲みながらゆっくりと時間をかけて昨日に仕上げた文書をチェックするのも効率的です。

 このようにチェックするタイミングを考えることも重要です。

まとめ

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 いかがでしたか。人間だれしもミスは起こりますので、誤字が生じるのはやむを得ないところがあります。しかし、そのミスをなくすように工夫することが重要です。今回ご紹介した、誤字をなくす方法はおすすめですので是非ご参考になればと思います。

 

 また、このブログでは様々な文章術を紹介しています。もしよければご参考ください。

https://www.mayaaaaasama.com/archive/category/%E6%96%87%E7%AB%A0%E8%A1%93

以上