とある士業の知的な日常

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読み易い文書を速く作成する方法

僕は、とある法律事務所で働く士業男子🙈

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月曜日からしばしば土曜日まで、スーツ姿に着替えて、

一丁前に🙈

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資格バッジをスーツに装着して、

オフィスデスクに着席し、

ほぼ同じ姿勢で、パソコンに向かって、法律文書を作成するお仕事に従事します…

毎日作成する法律文書の頁数は、A4用紙に約30頁にも及びます。

しかも一般的に難解と言われる法律文書を、法律に精通していないクライアントにお見せする必要があります。

そのため、

クライアントに「は?なんだこれ?」と言われないように、なるべくその法律文書を、読み易い文書とすることが、この業界では重要です。

そして、僕は、壮絶ブラック法律事務所(※1)にて、

この業界では有名のベテラン所長から、徹底的に法律文書の書き方を鍛えられました…

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その甲斐もあって、

僕は、気づいたら文章が抜群に上手くなりました

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そして、文章が上手くなると、

読み手の立場に立って、

文章をより読み易くするための工夫が生まれます。

自分でいうのも変ですが、

クライアントからは非常に読み易いという評価を得ています。

また、文章が上手くなると、速く文章を作成できるようになり、

例え、A4用紙で30頁分になる文書であっても、1日で仕上げられることができます。 

そこで、今回は、

毎日分かりにくい法律文書を作成し続けている僕が、

読み易い文章を速く作成する方法についてご紹介したいと思います。

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なお、この方法は、難解な法律文書を作成してきた過程で生み出された方法ですが、この方法は、法律文書を作成するためだけでなく、論文にもブログにも適用可能です。

目次です…

読み易い文章を速く作成する方法…

 それでは読み易い文書を速く作成する文章作成方法について説明していきます。

 その方法とは、「総論」「各論」「具体例」の順序で作成していく方法です。この方法のイメージをつかんでもらうのが分かり易いと思うので、文章作成法のイメージ図を作成しました。

 

文章作成法のイメージ図

 イメージ図は、以下のようになります。

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 「総論」は「全体」をまとめた論です。「各論」は「全体」を構成する「項目」ごとの論であり、「総論」「各論」の順序で説明していき、最後に「具体例」でその説明をより明確なものとします。

 以下、「総論」「各論」「具体例」について詳細に説明していきます。

総論…

 「総論」は「全体」をまとめた論です。

「総論」では、まず、「全体」の構成の全ての項目を簡単に説明します。上の例でいえば、「総論」において、「全体」が、「項目A」、「項目B」、「項目X」で構成されていることを説明します。そして、構成の全ての項目を簡単に説明した後に結論を説明します。書類がブログの記事である場合には、その結論とは、例えば、「筆者の主張」に該当します。書類が研究論文である場合には、その結論とは、例えば、「実証された効果」に該当します。

 このように、「総論」において、全体の構成の全ての項目結論を記載しておくと、読み易さに優れます。

 これは、まず、全体の構成の全ての項目を冒頭に記載しておくことにより、その構成の全ての項目がすでに読者に把握されるため、各論で各項目が登場しても違和感なく読み進めることができるためです。

 また、総論に結論を記載すると、読者は、まず、その文書で筆者は何を言わんとしたいのかが把握できます。そして、読者は、その結論を把握した上で、その結論を紐づけるようにして、それに続く文書を読み進めることができるので、読み易さに優れます。

 このため、「総論」に全体の構成の全てを簡単に説明するとともに、結論を記載することがお勧めです。 

各論…

 各論では、全体を構成する各項目をより詳細に説明します。上の例では、項目は、「項目A」「項目B」「項目X」で構成されています。この場合には、「項目A」「項目B」「項目X」の順序で説明します。

 ここで、「各項目」において、総論で述べた「結論」との関連性について説明しておくことが重要です。

 

  そして、このように、「総論」と「各論」で構成することに、読み易さに優れるとともに文章を速く作成することができます。

 なぜこのような構成とすることにより、文章を速く作成することができるのかについて説明します。まず、この構成であれば、全体を構成する項目と、結論が決定されます。これらは、文書において骨格のようなものです。そして、骨格が決まれば後はそれに肉付けをすればよいので、特に大きな修正がなく書類が完成します。書類作成の速さは、主に修正量により決まると思います。そして、この過程であれば、骨格がしっかりと形成されているので大きな修正がなく書類を作成することができます。これが文書を速く作成できる理由です。

具体例…

 「具体例」では、総論と各論を具体的にあてはめた例を説明します。「具体例」は、必ずしも必要ではありませんが、テーマが抽象的なものである文書の場合には、「具体例」を設けるのがより読者にイメージがつかみやすい点からよいと思います。 

例示(以前紹介した勉強法の記事)

 以上、文章作成方法において重要である、「総論」「各論」「具体例」について説明しましたが、これだけだと抽象的すぎると思います。そこで以下ではこの文章作成方法の使用例を説明します。実際に僕もまた、この文章作成方法に従って、ブログの記事を作成していますので、今回は、以前紹介した勉強法の記事を例として、この文章作成方法を説明したいと思います。 
www.mayaaaaasama.com

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  この記事の内容を簡単に説明しますと、勉強法の骨格は、「俯瞰」「仰視」「反復」であり、これらの作業を行うことにより、効率よく短期間で資格又は大学受験に合格できるというものです。

 この例における「総論」において、勉強法は、「俯瞰」「仰視」「反復」で構成されていることを説明しています。「勉強法」が「全体」に相当し、「俯瞰」「仰視」「反復」「項目」に相当します。そして、「総論」において、これらの構成により、効率よく短期間で合格できるという「結論」を説明しています。

 そして、「各論」において、「俯瞰」「仰視」「反復」の各項目について、効率よく短期間で合格できるという「結論」と絡めながら説明しています。

 ここで、「総論」に各項目の説明がなければどうでしょうか。例えば、「各論」においていきなり「仰視」が出てくると、読者は混乱すると思います。このようなことがないように、あらかじめ「総論」で「仰視」を登場させています。

 また、この記事を作成する上で、総論で、勉強法が「俯瞰」「仰視」「反復」が重要であることを説明し、結論として効率よく短期間で合格できることも記載しています。このように骨格を作成すれば後は、「俯瞰」「仰視」「反復」についてより詳細に説明すればよい(肉付けすればよい)ので大きな修正なく記事を作成できます。このため、文書を速く仕上げることができます。

 さらにこの例では抽象的だと思いましたので、受験数学を「具体例」として説明しています。これにより、自分の主張である「俯瞰」「仰視」「反復」が重要であることをより明確なものとしています。

まとめ

 いかがでしょうか。

 文章作成方法では、「総論」「各論」「具体例(これは任意)」の3つが重要であると思います。

 「総論」では「全体」を構成する全ての項目を簡単に説明するとともに、結論を説明する。あとは、各論で、項目と結論を絡めて説明する。そして必要に応じて具体例を説明する。この3つの流れで記載すればがっしりとした骨格が形成されて大きな修正もなく文書を作成できるため速く文書を作成できます。また、総論で全ての項目と結論を記載しているため、その後に続く各論が読み易いものとなり、読み易い文書を作成できます。この方法は、ブログや論文の作成にも有効と思いますので是非お試しください。

以上

 

※1

www.mayaaaaasama.com